Laboratorium merupakan fasilitas pendukung yang sangat penting bagi terselenggaranya tridharma perguruan tinggi. Pengelolaan laboratorium yang baik dengan sendirinya akan mendorong terjadinya interaksi yang produktif di antara pihak-pihak yang berkepentingan dan memberikan peluang lebih besar bagi dihasilkannya output yang berkualitas.
Buku Manual Mutu Laboratorium ini diterbitkan sebagai upaya memaksimalkan mutu pelayanan laboratorium Prodi Pendidikan Jasmani (Penjas) sesuai dengan peran dan fungsi laboratorium dalam mendukung kegiatan tridharma perguruan tinggi. Manual ini ditulis sebagai pedoman yang bersifat umum di tingkat Prodi Penjas. Karena setiap laboratorium memiliki kekhasan, maka laboratorium dapat mengembangkan kekhasan tersebut sehingga perangkat manual mutu yang dimuat dalam buku ini lebih bersifat kekhasan Prodi Penjas.
Dengan pemberlakuan manual mutu ini diharapkan pihak-pihak yang terlibat berkomitmen untuk menjalankannya secara konsisten dan terus menerus untuk meningkatkan kinerja.
Profil Laboratorium Prodi Pendidikan Jasmani
Laboratorium Program Studi Pendidikan Jasmani (Penjas) didirikan untuk menunjang proses pendidikan di lingkungan Prodi Pendidikan Jasmani. Sejak berdirinya, proses pengembangan laboratorium Penjas berlangsung secara gradual sejalan dengan semakin banyaknya mahasiswa yang dilayani dan semakin banyaknya jenis-jenis layanan yang harus dipenuhi.
Ketika Prodi Pendidikan Jasmani dibuka, laboratorium masih sangat minimal baik pengembagan dan sarana prasarana. Dengan semakin mandirinya universita, perkembangan Laboratorium Prodi Penjas kian hari kian meningkat dan diupayakan untuk memenuhi kuantitas dan kualitas laboratorium sesuai dengan kebutuhan.
Laboratorium Prodi Penjas didirikan untuk menunjang kegiatan tridharma perguruan tinggi yang terdiri atas pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, baik untuk dosen maupun mahasiswa. Selain itu, sebagai wujud kontribusinya kepada masyarakat, laboratorium juga mengembangkan pelayanan kepada pihak eksternal yang berkoordinasi dengan Ketua Program Studi Penjas.
TUJUAN
Tujuan Manual Mutu Laboratorium
Manual mutu laboratorium ini dibuat dengan tujuan:
1. Menggariskan proses utama yang terkait dengan penyediaan layanan tridharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
2. Menjelaskan model sistem penjaminan mutu internal laboratorium.
3. Membuktikan komitmen laboratorium Penjas dalam bentuk dokumen tertulis sebagai pedoman peningkatan mutu secara berkelanjutan sehingga dapat dipahami semua pihak yang terlibat dalam proses pendidikan.
Tujuan Laboratorium Prodi Penjas
Laboratorium Prodi Penjas merupakan bagian integral dari proses pendidikan di Fakultas Pedagogik dan Psikologi. Tujuan laboratorium Prodi Penjas adalah mendukung pencapaian visi dan misi Prodi Penjas melalui peran yang diamanatkan kepada laboratorium yaitu :
1. Layanan pembelajaran dalam bentuk praktikum untuk mata kuliah-mata kuliah yang diselenggarakan oleh program studi.
2. Layanan kegiatan penelitian dosen Prodi Penjas yang menggunakan sarana laboratorium.
3. Layanan kegiatan pengabdian kepada masyarakat yang dilakukan oleh dosen secara kelembagaan, yang membutuhkan sarana laboratorium.
4. Layanan dalam bentuk produk baik barang maupun jasa kepada pihak internal dan eksternal yang membutuhkan laboratorium.
PROSES – PROSES
Proses-proses yang terjadi di laboratorium dapat diidentifikasi sebagai berikut :
a. Proses akademik
Proses akademik di laboratorium Prodi Penjas meliputi 1) proses belajar mengajar dalam bentuk praktikum, 2) proses penelitian, 3) proses pengabdian kepada masyarakat 4) proses akademik yang terkait dengan pihak eksternal Prodi Penjas
b. Proses Administrasi
Bidang Pendidikan : mengatur penggunaan ruang laboratorium, pengarsipan modul-modul praktikum, surat menyurat.
Bidang penelitian : peminjaman dan pengembalian sarana dan prasarana laboratorium untuk penelitian, pengaturan jadwal penggunaan laboratorium.
Bidang pengabdian kepada masyarakat: peminjaman dan pengembalian sarana dan prasarana laboratorium untuk pengabdian kepada masyarakat, pengaturan jadwal penggunaan laboratorium.
Layanan eksternal: pendokumentasian dan pengarsipan kegiatan layanan internal dan eksternal, administrasi surat menyurat, dan keuangan.
c. Proses keuangan.
Meliputi penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) laboratorium, pelaksanaan program/kegiatan, pelaporan kegiatan dan penggunaan dana.
d. Proses sarana-prasarana.
Proses ini meliputi pengusulan sarana-prasarana yang diperlukan oleh laboratorium, pengadaan alat-alat laboratorium berkerja sama dengan Kaprodi, inventarisasi prasarana-sarana, perawatan dan pengafkiran sarana dan prasarana.
e. Proses tinjauan manajemen
Meliputi evaluasi pengelolaan laboratorium yang diselenggarakan secara berkala untuk mendapatkan masukan-masukan dan menindaklanjuti dalam rangka peningkatan kualitas. Sumber-sumber masukan berasal dari : stake holders (pemangku kepentingan) yaitu Yayasan, Rektorat, mahasiswa, dosen, staf laboratorium, pejabat struktural fakultas dan prodi, pihak- pihak eksternal pengguna layanan.
f. Proses sistem informasi.
Meliputi pengelolaan data digital dan non-digital, pengukuran kepuasan pengguna laboratorium, dan pengelolaan informasi kegiatan tri dharma.
g. Proses pengembangan SDM.
Proses ini meliputi SDM pengembangan bidang akademik dan non-akademik untuk kepala laboratorium dan laboran melalui kegiatan kursus dan pelatihan-pelatihan serta pengembangan yang bersifat pengembangan pribadi seperti spiritualitas, kepemimpinan, manajemen, dll.
h. Proses Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)
Laboratorium menyediakan sarana keselamatan dan kesehatan kerja di laboratorium yang diatur menurut SOP Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)
PERNYATAAN STANDAR
Pernyataan Standar Laboratorium Prodi Penjas
Laboratorium Prodi Penjas memanfaatkan segala sumber daya yang dimiliki berupa prasarana, sarana, fasilitas, dan sumber daya manusia secara efektif dan efisien untuk mendukung kegiatan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, dan layanan internal-eksternal dalam rangka mencapai visi dan misi program studi
Standar turunan
Untuk mencapai standar tersebut, diperlukan standar-standar turunan yang melibatkan pihak-pihak terkait dengan laboratorium sesuai peranan dan fungsinya. Perangkat- perangkat berupa SOP dan instrumen untuk setiap standar disampaikan terlampir.
Ketua Program Studi
1. Setiap semester, Ketua program studi menetapkan matakuliah-matakuliah yang pembelajarannya berpraktikum dan mengkoordinasikan dengan kepala laboratorium
2. Ketua program studi menjamin disediakannya pedoman praktikum untuk matakuliah- matakuliah terkait dengan kegiatan di laboratorium
3. Ketua Program Studi merencanakan anggaran dan kegiatan terkait dengan pemanfaatan laboratorium.
4. Ketua program studi bersama-sama kepala laboratorium merancang kebutuhan prasarana, sarana, dan fasilitas laboratorium sesuai dengan tujuan program studi.
Kepala Laboratorium
1. Kepala Laboratorium mengembangkan, dan memelihara laboratorium agar dapat mendukung kegiatan tridharma PT dan layanan eksternal.
2. Kepala laboratorium mengkoordinasi pelayanan laboratorium dengan pihak yang membutuhkan
3. Kepala laboratorium melakukan penilaian pegawai laboratorium dan menyampaikan hasil evaluasinya kepada Kaprodi.
4. Kepala laboratorium mengelola pegawai laboratorium
5. Kepala laboratorium bertanggungjawab atas keutuhan, kelengkapan, dan berfungsinya seluruh inventaris laboratorium.
6. Kepala laboratorium merencanakan pengembangan pegawai laboratorium terkait dengan kapasitas bidang tugasnya.
7. Kepala laboratorium secara reguler memantau kebersihan laboratorium dan melaporkannya kepada pihak yang berwenang
Laboran
1. Secara reguler, laboran melakukan perawatan peralatan, menyiapkan laboratorium
untuk kegiatan tridharma, melakukan perbaikan alat yang rusak ringan, dan memberikan usulan pengembangan laboratorium kepada kepala laboratorium.
2. Secara reguler, laboran melakukan kegiatan administratif, inventarisasi, dan dokumentasi terkait dengan kegiatan laboratorium.
3. Laboran memberikan pelayanan kepada pengguna laboratorium dengan sikap ramah, terpercaya, tepat waktu, rapi, dan kesediaan untuk membantu dengan ringan tangan.
4. Asisten laboran membantu tugas-tugas laboran sesuai dengan waktu dan tugas yang diberikan kepadanya.
Sasaran Mutu
Skor kepuasan layanan pengguna minimal 7 (dalam skala 10) berdasarkan instrumen kepuasan layanan.
RUANG LINGKUP
Manual mutu ini dimaksudkan untuk memastikan tercapainya standar mutu yang telah ditetapkan.
Ruang lingkup dari manual mutu ini adalah menyangkut proses-proses yang dijalankan manajemen dalam mengelola program laboratorium yaitu:
a. Proses Akademik
b. Proses Tinjauan Manajemen
c. Proses Administrasi
d. Proses Keuangan.
e. Proses Sarana-prasarana.
f. Proses Sistem Informasi.
g. Proses Pengembangan SDM.
h. Proses Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)
DEFINISI-DEFINISI
Manual Mutu (Quality Manual): Dokumen tertulis yang merincikan tentang Sistem Manajemen Mutu suatu Organisasi.
Standar : 1) spesifikasi atau rincian tentang sesuatu hal khusus, yang memperlihatkan sebuah tujuan, cita-cita, keinginan, kriteria, ukuran, patokan, pedoman. 2) perintah agar melakukan sesuatu untuk mencapai atau memenuhi spesifikasi dalam butir 1)
Sasaran Mutu (Quality Objectives): Sesuatu yang dicari atau dituju, berkaitan dengan Mutu.
Peningkatan berkelanjutan (Continuous Improvement): Kegiatan berulang untuk meningkatkan kemampuan memenuhi persyaratan.
Penjaminan Mutu (Quality Assurance): Bagian dari Manajemen Mutu yang diarahkan pada pemberian keyakinan (penjaminan) bahwa persyaratan mutu akan dipenuhi.
Catatan mutu: Adalah dokumen yang berupa hasil-hasil proses-proses yang berlangsung di laboratorium terkait dengan pencapaian sasaran mutu.
Asisten adalah seseorang yang berdasarkan persyaratan pendidikan dan keahlian ditugaskan membantu dosen dalam kegiatan praktikum.
Laboran adalah seorang pegawai yang berdasarkan ketentuan Yayasan Sanata Dharma bertugas memfasilitasi dosen dan asisten dalam kegiatan layanan laboratorium.
Praktikan adalah mahasiswa peserta praktikum yang terdaftar secara sah dan telah memenuhi persyaratan administrasi mengikuti kegiatan di laboratorium.
Praktikum adalah kegiatan tatap muka yang dilakukan antara dosen/asisten dan mahasiswa yang menekankan pada aspek psikomotorik (keterampilan), kognitif (pengetahuan), dan afektif (sikap) dengan menggunakan peralatan dilaboratorium atau tempat lain yang ditentukan, yang diselenggarakan dalam satu semester secara terjadwal.
Pengguna adalah mahasiswa, dosen, atau pihak eksternal yang menggunakan laboratorium untuk kegiatan pembelajaran, penelitian, pengabdian pada masyarakat, atau kegiatan- kegiatan lain yang relevan.
SISTEM MANAJEMEN MUTU
PERSYARATAN UMUM
Laboratorium Prodi Pendidikan Jasmani diselenggarakan dengan tata kelola yang menjamin terjadinya pengambilan keputusan secara rasional, obyektif, dan berdasarkan data. Dengan demikian Laboratorium Prodi Penjas mampu menjamin mutu proses pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan layanan serta penggunaan sumber daya laboratorium sesuai dengan maksud dan tujuan didirikannya Laboratorium Penjas.
Sistem manajemen mutu Laboratorium Prodi Penjas didasarkan pada prosedur-prosedur yang telah ditetapkan (Lampiran SOP-SOP terkait).
Sebagai bagian dari fakultas/universitas, sistem manajemen di Laboratorium Prodi Penjas sebagian dilaksanakan terpusat (manajemen keuangan, sistem informasi, personalia, prasarana dan sarana) maka Laboratorium Prodi Penjas menyesuaikan dengan sistem manajemen yang berlangsung di tingkat universitas. Sifat penyesuaian berupa menerima instruksi, konsultasi, dan koordinasi.
Efektivitas sistem manajemen mutu laboratorium dipantau melalui kegiatan Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin).. Selain itu, Laboratorium secara proaktif melakukan evaluasi diri terkait dengan pengelolaan laboratorium dengan mendasarkan diri pada masukan dari stakeholders internal maupun eksternal. Kepala Laboratorium dan pejabat-pejabat struktural terkait menjamin bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan rencana dan prosedur yang ditetapkan.
DOKUMENTASI
Umum
Dokumen sistem manajemen Laboratorium Prodi Penjas berupa manual mutu yang memuat kebijakan mutu, sasaran mutu, dilampiri dengan prosedur kerja (SOP), job description, instruksi kerja, formulir-formulir, panduan-panduan, serta dokumen-dokumen lain yang relevan. Dokumen-dokumen tersebut dikelola, dikembangkan, dan dikendalikan secara terus menerus, serta diperbaiki bilamana perlu untuk menjamin pelaksanaan sistem manajemen mutu.
Manual mutu Laboratorium Penjas
Manual mutu Laboratorium Prodi Penjas merupakan pernyataan ringkas tentang kebijakan mutu, sasaran mutu, dan prosedur-prosedur tentang pengelolaan laboratorium Prodi Penjas. Manual mutu yang berlaku adalah dokumen yang tercetak dan telah disahkan oleh Kaprodi dan dikendalikan oleh kepala Laboratorium.
Pengendalian dokumen
Semua dokumen sistem manajemen mutu dikendalikan menurut prosedur pengendalian dokumen yang mencakup pembakuan, penetapan, dan pengelolaan, peninjauan ulang dan pembaharuan, penjaminan, penentuan dan pendistribusian dokumen.
a) Pembakuan, penetapan, dan pengelolaan dokumen tertulis dilakukan dengan mengacu pada dokumen-dokumen yang bersifat lebih tinggi.
b) Peninjauan ulang dan pembaharuan dokumen dilakukan secara berkala agar tetap relevan dengan kebutuhan pelayanan.
c) Penjaminan dokumen dilakukan agar dapat diakses dengan mudah oleh pengguna.
d) Penentuan dokumen yang tidak berlaku lagi dinyatakan setelah terbitnya dokumen baru yang relevan dan telah disahkan.
e) Pendistribusian dokumen dilakukan berdasarkan azas kebermanfaatannya dan diarsipkan pada unit atau pengguna dokumen yang bersangkutan.
Pengendalian catatan mutu
Pengendalian catatan mutu meliputi identifikasi, penyimpanan, penemuan kembali, waktu penyimpanan, dan disposisi. Hal ini dilakukan dengan mengacu pada deskripsi pekerjaan unit atau pihak pengguna dokumen.
Siklus Penjaminan Mutu
Untuk menjamin mutu pelayanan Laboratotium Prodi Penjas, Sistem Manajemen Mutu laboratorium mengadopsi siklus penjaminan mutu menurut Pedoman Sistem Penjaminan Mutu
